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Attaché d’administration

Cégep de l'Outaouais

C'est un Contrat job à Gatineau, QC publiée le avril 27, 2021.

NATURE DU TRAVAIL

Sous l’autorité du directeur des services administratifs, le service d’approvisionnement du Cégep de l’Outaouais est responsable de la mise en application des processus conduisant à l’adjudication des contrats de construction, d’approvisionnement de biens et de services. Elle détient l’expertise et assure le service-conseil et le soutien à l’organisation afin que celle-ci respecte la loi sur les contrats des organismes publics, les règlements qui en découlent ainsi que les directives internes du Cégep.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

• Vérifier l’ensemble des données relatives aux commandes telles que demandes d’achat, prix et quantité;
• Communiquer avec les fournisseurs afin d’obtenir verbalement ou par écrit des prix;
• Transiger avec les fournisseurs, les employés du Cégep, les représentants des ventes pour des questions relevant de sa compétence et pour résoudre des problèmes de diverses natures tels que marchandises endommagées, erreurs dans les livraisons, annulations, relances s’il y a des retards de livraison, etc;
• Tenir à jour différents dossiers et fichiers tels que listes des prix, des catalogues, des dépliants publicitaires, des bons de commande, répertoires de fournisseurs et autres dossiers et fichiers;
• Développer et maintenir à jour son expertise dans le domaine de l’adjudication de contrat;
• Supporter et conseiller les gestionnaires et les employés du Cégep dans la préparation et le cheminement des documents appropriés aux différentes étapes du processus d’adjudication de contrats.
• Participer à la préparation des contrats et des appels d’offres, de l’ouverture, de l’analyse des soumissions et de l’adjudication des contrats;
• Réviser et valider les documents de contrats et d’appel d’offres;
• Agir à titre de secrétaire de comité de sélection afin de coordonner et animer les comités de sélection menant à l’adjudication d’un contrat;
• Saisir les informations contractuelles requises dans le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO) en vue de la reddition de comptes tels qu’ils sont requis par la réglementation en vigueur.
• Participer à l’élaboration des politiques, règlements et directives du Collège.
• Rédiger, planifier, appliquer et mettre à jour les procédures et processus administratifs liés à la bonne marche des opérations courantes du service.
• Donner des avis et faire des recommandations correctives et de mise à jour.
• S’assurer du suivi des politiques, règlements et directives en vigueur.
• Recommander le choix des normes et procédures appropriées aux besoins identifiés et évaluer les résultats obtenus.
• Prend des mesures immédiates en cas de pénurie de fournitures ou de fournitures déficientes (recherches de produits substituts);
• Conseille les gestionnaires en ce qui concerne la qualité du produit, du service demandé et propose des alternatives en veillant à l’uniformisation des produits et services utilisés;
• Conçoit différents rapports statistiques et effectue des études, analyses de dossier, de contrats, d’ententes et d’autres documents, donne des avis et fait des recommandations afin d’y apporter des corrections et des mises à jour.
• Recueille ou transmet des informations ou données nécessaires à la bonne marche de l’administration.
• Participe activement au contrôle des coûts des fournitures en analysant chaque situation et en recommandant des alternatives répondant aux besoins de la clientèle, le cas échéant
• Recherche et sélectionne les gammes de produits à négocier, initie les démarches d’analyse de marché et de coordination avec les utilisateurs dans la perspective d’améliorer le rapport qualité–prix, de logistique interne et d’uniformisation des produits
• Analyse les soumissions reçues en produisant des rapports écrits sous forme de tableaux comparatifs et de textes démontrant la synthèse des faits et des recommandations;
• Coordonne les projets majeurs d’acquisition d’équipements et fournitures;
• Communiquer et échanger avec des fournisseurs anglophones;
• Accomplir toute autre tâche connexe demandée par son supérieur immédiat.
EXIGENCES

Détenir un diplôme d’études universitaires terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, notamment en sciences de l’administration, en droit, en gestion de l’approvisionnement
Ou
Détenir un diplôme d’études universitaires terminal de premier cycle dans tout autre domaine jugé pertinent combiné à une (1) année d’expérience pertinente en lien avec l’emploi?

Compétences requises :
Orientation vers la clientèle
Orientation vers les résultats
Capacité de négocier
Capacité d’analyse
Pensée stratégique
Rigueur
Sens du partenariat

Le critère suivant pourrait être considéré comme un atout :
– Avoir un niveau fonctionnel en anglais.

Le Cégep a l’intention de faire passer des tests d’évaluation linguistique dont le seuil de réussite est fixé à 80% avec une embauche conditionnelle possible à 70%. Des tests d’habiletés administratives (TJSHA) éliminatoires seuil de réussite fixé à 70% et entrevue.

Offre

Salaire: 44671.00-74842.00